Teori Kearsipan 1

Pengertian Arsip Secara Etimologi 

Secara Etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “archivium” yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu dan kata arsip juga dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

 Pengertian Arsip Menurut Beberapa Ahli

1. Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R.Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.
2. Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
3. Arsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928) arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oelh suatu lemabaga tau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.
4. Arsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. Susan Z. Diamond menyebutnya dengan ”A record is any form of recorded information. The information may be recorded on paper, microfilm, audiotapes, videotapes, or any computer readable medium such Asli a computer tape or disk, a compact disk, or an optical disk” (Susan Z Diamond, Records Management, Second Edition, 1991, hal 1).
5. Mina M Johnson dan Norman F Kallaus dalam bukunya “Record Management” edisi ketiga, “record” meliputi “paper”, financial statements, books, bound reports, magnetic tapes, photograpic, microform, manual, works of art, and any more. Sedangkan Milburn D. Smith III menyebut “A record is any form of recorded information. The medium it self may be paper, film, microfilm, magnetic media or optical disk”. 
6. Menurut Drs. The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggung-jawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan. Dan Fungsinya dibedakan menjadi 2, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Asas Kearsipan

1. Asas Sentralisasi : Asas penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi suatu arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Jadi tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. 
2. Asas Desentralisasi : Asas penyimpanan arsip bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Unit organisasi yang besar dengan ruang kantor yang nterpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Semua kearsipan dilaksanakan untuk unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.