Teori Kearsipan 2

1.JENIS SISTEM KEARSIPAN

1. Alat penyimpanan tegak (vertical file) (MANUAL)

Alat penyimpanan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan

pengurusan arsip. Jenis ini yang kita kenal dengan almari arsip (filing cabinet). Almari

arsip yang standar dapat terdiri dari 2, 4, 5 atau 6 laci. Dalam membeli peralatan ini

harus diperhatikan benar mutunya, karena dunia bisnis sudah membuktikan bahwa

peralatan dengan mutu yang bagus, lebih tahan lama, ini berarti lebih efisien dan

ekonomis. Lemari arsip yang bagus dan kuat biasanya mampu menampung arsip dengan

berat 30 – 35 kg. Laci-laci hendaknya mempunyai penahan yang dapat membantu

menahan laci jika ditarik penuh ke luar. Kerangka dari almari arsip seharusnya terbuat

dari rangka yang kuat untuk menahan tarikan dan dorongan. Kini, banyak perusahaan

menggunakan almari arsip yang khusus tahan api untuk melindungi dokumen-dokumen

yang penting. Ada dua macam almari arsip: 1. Almari arsip untuk diisi dengan folder

biasa; 2. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk menggantung

folder.

2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file) (MANUAL)

Peralatan penyimpanan arsip ini di sebut lateral file, karena letak map-mapnya

menyamping. Sebenarnya file ini dapat lebih menghemat tempat dibandingkan dengan

file kabinet. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada

penyimpanan dalam kotak karton di rak terbuka, disamping itu file lateral dapat ditutup

dan dikunci dengan bentuk yang lebih bervariasi dibandingkan rak terbuka.

3. Alat penyimpanan Elektrik (Power file) (ELEKTRONIK)

Penggunaan file elektrik, berkembang pesat di berbagai instansi ataupun perkantoran

lainnya. Harga file ini lebih mahal dibanding harga file-file model lain. Dengan

penggunaan file ini, penggunaan tenaga manusia dapat dikurangi. Bila ingin

menggunakan file elektrik, hal-hal yang harus dipertimbangkan yaitu:

a. Fondasi lantai harus kuat untuk menopang berat alat tsb;

b. Bila instalasi file jenis ini dibuat permanen, perlu pemikiran yang matang untuk

pengembangan ruangan di masa yang akan datang;

c. Apakah peralatan yang digerakkan dengan listrik tersebut dapat digerakkan secara

manual?

d. Apakah peralatan dan ruangan dapat melindungi arsip-arsip yang disimpan?

e. Apakah servis dapat dilakukan dengan mudah dengan lokasi yang terdekat?

File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar :

a. file-kartu, yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir

dengan ukuran tertentu

b. File-struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip

c. File-mobil (file-bergerak)

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.Ada 5 macam sistem pengarsipan.

A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.

 C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal DigitDidalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui prosedura. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masingf. Menyimpan suratg. Menyimpan kartu kendali- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)Yang diperlukan untuk sistem ini adalah- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan guide dan folder dalam filling cabineta. Laci menggambarkan tahunb. Guide menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surata. Menetapkan kode surat sebelum disimpanb. Mencatat surat pada kartu kendalic. Menyimpan surat.
III. Penutup
A. Kesimpulan
Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakaia. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)c. Sistem Nomord. Sistem Geografis / Wilayahe. Sistem Tanggal (Chronologis)Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.

2. NILAI GUNA ARSIP BAGI PERUSAHAAN

Penggolongan arsip menurut nilai kegunaannya ini selaras dengan pengertian arsip itu sendiri. Baik pengertian arsip menurut Kamus/Ensiklopedi, Lembaga Administrasi Negara, maupun Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian. Bahwa arsip adalah segala bentuk rekaman informasi yang disimpan secara sistematis dan bertujuan, sehingga bila suatu saat diperlukan maka temu kembali (temu balik) arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat.

Berkaitan dengan nilai guna ini, maka dimungkinkan suatu arsip memiliki beberapa nilai atau kegunaannya.
Milton Reitzfeld berpendapat bahwa arsip mempunyai 7 nilai sebagai berikut:

1. Nilai guna administrasi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna untuk dasar kebijakan
5. Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian

Sementara The Liang Gie (1979: 215) mengemukakan 6 nilai dari arsip :

1. Nilai administrasi (administrative value)
2. Nilai hukum (legal value)
3. Nilai keuangan (fiscal value)
4. Nilai penelitian (research value)
5. Nilai pendidikan (educational value)
6. Nilai dokumentasi (documentary value).

Untuk memudahkan ingatan, keenam nilai arsip di atas disingkat dengan singkatan ALFRED.
Selain nilai-nilai sebagaimana disebutkan di atas, masih ada nilai guna arsip yang lainnya, yaitu nilai informasi.
Penjelasan lanjut mengenai penggolongan arsip menurut nilai kegunaannya ini, akan dibahas dalam posting selanjutnya.
 

3.      NILAI GUNA ARSIP ( PRIMER DAN SEKUNDER )

Nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna rekod yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip.
A. Nilai guna Primer (Primary values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan  dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

• Nilai guna administrasi

      Nilai guna  yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.
      Contoh; undangan,  dst

• Nilai guna keuangan/fiskal

      Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
    Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

• Nilai guna hukum

      Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
      Contoh; Undang-undang, peraturan, suratkeputusan,
       instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst

• Nilai guna ilmiah dan teknologi

      Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat  atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
      Contoh; laporan hasil penelitian
 
B. Nilai guna Sekunder (Secondary Values)
    Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

• Nilai guna kebuktian

      Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan.
      Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan,  prosedur dan tata kerja, sertifikat  perusahaan dst.
 

• Nilai guna informasional

      Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional.
      Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst
Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip

• Duplikasi
• Accesibility
• Reliability dan completenes
• Cost of retention
• Scarcity
• Age
• Privasi

 Keuntungan penilaian

1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta sampai di accesion oleh organisasi.
2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat mengurangi biaya perservasi.

Prosedur Penilaian

• Membuat klas disposal
• Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen
• Melengkapi dokumentasi appraisal
• Diterapkan pada daerah lain
• Laporan untuk review

 Alat penilaian arsip

• Survey arsip adalah kegiatan untuk engumpulan data melalui survai untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi, jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya.
• Inventory rekod/arsip

   Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .

4. FUNGSI ARSIP

Yang dimaksud dengan arsip adalah warkat, gambar atau dalam bentuk yang lain yang disimpan sebagai bahan informasi pada saat diperlukan. Jadi warkat yang disimpan itu suatu ketika dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan digunakan sebagai sunber informasi untuk  keperluan kegiatan yang sedang dilaksanakan (Mulyono, dkk, 1985 : 7).
Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 juga disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu :   11
1.  Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :
a.  Arsip dinamis aktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  masih  sering  dipergunakan  bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.
b.  Arsip dinamis inaktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  frekuensi  kegunaannya  oleh  unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi.
2.  Arsip Statis
Adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sedangkan menurut Drs. Anhar dalam buku Kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (Setiawan dan Madiana, 1999:38) mengatakan bahwa fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan, yaitu :
1.  Sebagai alat penyimpan warkat.
2.  Sebagai alat bantu perpustakaan.
Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.

5. PERLENGKAPAN KEARSIPAN

1. Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

 

Gbr. 1 filing cabinet

2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

  gbr. 2 lemari arsip

3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

 

gbr. 3 Folder

4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

 Gbr 4 Guide Card

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh beberapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung).

 Gbr 5 Map

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing

 Gbr 6 Rak Sortir

7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

  Gbr 7 Kartu Indeks

8. POSTEPEL adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

 Gbr 8 Postepel

Teori Kearsipan 1

Pengertian Arsip Secara Etimologi 

Secara Etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “archivium” yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu dan kata arsip juga dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

 Pengertian Arsip Menurut Beberapa Ahli

1. Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R.Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.
2. Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
3. Arsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928) arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oelh suatu lemabaga tau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.
4. Arsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. Susan Z. Diamond menyebutnya dengan ”A record is any form of recorded information. The information may be recorded on paper, microfilm, audiotapes, videotapes, or any computer readable medium such Asli a computer tape or disk, a compact disk, or an optical disk” (Susan Z Diamond, Records Management, Second Edition, 1991, hal 1).
5. Mina M Johnson dan Norman F Kallaus dalam bukunya “Record Management” edisi ketiga, “record” meliputi “paper”, financial statements, books, bound reports, magnetic tapes, photograpic, microform, manual, works of art, and any more. Sedangkan Milburn D. Smith III menyebut “A record is any form of recorded information. The medium it self may be paper, film, microfilm, magnetic media or optical disk”. 
6. Menurut Drs. The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggung-jawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan. Dan Fungsinya dibedakan menjadi 2, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Asas Kearsipan

1. Asas Sentralisasi : Asas penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi suatu arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Jadi tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. 
2. Asas Desentralisasi : Asas penyimpanan arsip bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Unit organisasi yang besar dengan ruang kantor yang nterpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Semua kearsipan dilaksanakan untuk unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.
   

2 Mobil Termewah dan Termahal 2011

2 Mobil Termewah dan Termahal Tahun 2011

Semua orang sudah tentu menyukai mobil-mobil termahal di dunia tahun 2011. Bagi kalangan orang berduit mobil mewah adalah sejenis mainan favorit. Ini kebanggaan orang terkaya. Dalam era resesi, masih cukup banyak orang memiliki cukup uang untuk membeli mobil paling mahal. Mobil ini sangat mahal karena mereka merinci dalam produksi, kecepatan juga memiliki fitur yang mereka miliki. Jadi mari kita lihat di 2 mobil paling mahal satu per satu :

1.       Bugatti Veyron Super Sport

Bugatti Veyron Super Sport  adalah mobil terbaru yang dikeluarkan pada tahun 2011 yang dihargai sebesar $ 2.6 juta. Mobil ini dibuat oleh anak perusahaan Volkswagen AG, Bugatti Automobiles SAS di pabriknya di Molsheim, Perancis, dan dijual engan merek Bugatti. Nama mobil ini diambil dari nama seorang pembalap dari Perancis, Pierre Veyron yang berhasil memenangkan 24 hours of Le Mans pada 1939 sebagai pembalap yang mewakili perusahaan Bugatti.

2.       Koenigsegg Agera R

Bicara punya mobil sport yang kencang, kami rasa memang tidak ada yang peduli apakah mobil tersebut punya ruang bagasi untuk membawa tas atau lainnya tetapi setidaknya, mobil Koenigsegg yang terkenal mahal dan cepat cukup peduli akan hal ini. Mobil versi baru Koenigsegg Agera R tidak hanya punya mesin dengan kekuatan 1100 hp yang bisa dipacu mencapai 390 km/ jam tetapi juga punya inovasi yang disebut Thule Roof Box. Thule Roof Box adalah sebuah bagasi tambahan yang nantinya diletakkan di bagian atas mobil sehingga kita bisa membawa beberapa benda di dalamnya tanpa harus mengganggu interior dalam mobil. Tentu saja kotak bagasi ini bukan kotak bagasi yang biasa anda sering lihat karena bahannya terbuat dari bahan carbon fibre dan sudah diuji coba agar aman walaupun mobil dipacu sampai 300 km/ jam. Kotak bagasi ini bisa dilepas apabila sedang tidak digunakan dan butuh waktu hanya sekitar 10 menit untuk memasang dan melepasnya. Harga mobil ini adalah $ 1.5 juta tak kalah dengan kemampuan mobil yang harganya lebih mahal dari Koenigsegg Agera.

10 Kinds Of Business Letters

The most important element you need to ensure in any business letter is accuracy. One of the aspects of writing a business letter that requires the most accuracy is knowing which type of business letter you are writing. A number of options are available for those looking to trade in business correspondence, and you will significantly increase your odds for getting a reply if you know the form you need to send.

Letter of Complaint

A letter of complaint will almost certainly result in an official response if you approach it from a businesslike perspective. Make the complaint brief, to the point and polite. Politeness pays off regardless of the extent of anger you are actually feeling while composing this type of business letter.

Resume Cover Letter

A cover letter that accompanies a resume should revel in its brevity. You should take as little time and as few words as possible to accomplish one task: persuading the reader to anticipate reading your resume. Mention the title of the job for which you are applying, as well or one or two of your strongest selling points.

Letter of Recommendation

A recommendation letter allows you to use a few well-chosen words to the effect of letting someone else know how highly you value a third party. Resist the temptation to go overboard; approach your recommendation in a straightforward manner that still allows you to get the point across.

Letter of Resignation

An official letter of resignation is a business letter that should be fair and tactful. Be wary of burning any bridges that you may need to cross again in the future. Offer a valid reason for your resignation and avoid self-praise.

Job Applicant Not Hired

In some cases you may be required to write a business letter that informs a job applicant that he was not chosen for an open position. Offer an opening note of thanks for his time, compliment him on his experience or education and explain that he was just not what the company is looking for at the present time.

Declining Dinner Invitation

Declining a dinner invitation is a topic for a business letter that, if not done tactfully, may result in a social disadvantage. Extend your appreciation for the invitation and mention that you already have an engagement for that date. Do not go into detail about what the engagement is.

Reception of Gift

It is very polite to return a formal business response letting someone know that you have received her gift. Extend a personalized thanks to let her know that you are exactly aware of the contents of the gift. If possible, it is a good idea to include a sentiment suggesting that you have put the gift to use.

Notification of Error

When sending a business letter that lets the receiving party know that an error has been corrected, it is good business sense to include a copy of the error in question if there is paperwork evidence of it. Make the offer of additional copies of material involved in the error if necessary.

Thanks for Job Recommendation

A letter of thanks for a party that helped you get a job should be professional and courteous. Above all else, avoid the temptation to go overboard in offering your thanks. Be aware that your skills also helped you land the job and it was likely not handed to you as a result of the third party.

Information Request

A business letter that requests information should make the request specific and perfectly understandable. It is also a good idea to state the reason for the information request. Extend advance appreciation for the expected cooperation of the recipient.

Teman Sejati

Alangkah senangnya jika kita mempunyai teman yang setia di segala keadaan, baik di saat suka maupun di saat duka. Alangkah senangnya jika kita dapat berbagi apa yang kita rasakan. Alangkah senangnya jika ada orang yang mengerti kita. Dan itulah gunanya seorang teman.

Sebelumnya marilah kita merenung sejenak. Kita menginginkan mempunyai teman yang setia, yang dapat berbagi dengan kita, yang mengerti kita… Namun pertanyaannya, apakah kita sudah menjadi seperti itu?

Apakah kita sudah menjadi teman yang setia di segala keadaan? Sudahkah kita memberikan yang terbaik untuk teman kita? Maukah kita mengerti teman-teman kita?

Mari kita renungkan. Siapa yang akan memulai semua itu kalau bukan kita? Orang lainkah? Haruskah kita menunggu orang itu, jika kita dapat melakukannya?

Ingin mempunyai teman yang setia? Jadilah teman yang setia terlebih dahulu bagi teman anda. Ingin mempunyai teman yang mengerti anda? Jadilah teman yang mengerti mereka terlebih dahulu.

Jika dapat kita lakukan hari ini, lalu mengapa harus besok? Seorang teman sejati sulit dicari. Maka jadilah teman sejati bagi temanmu, maka kamu akan menemukan teman sejati itu.

Seorang teman sejati takkan lenyap karena waktu, takkan lenyap karena jarak, takkan lenyap walau kita berubah. Teman sejati selalu setia dan melakukan semua untuk kebaikan kita. Alangkah senangnya mempunyai teman seperti itu.

Apakah kita hanya mau menerima itu? Lantas siapa yang memberi jika semua orang berpikir seperti itu? Alangkah baiknya dan sudah seharusnya bagi kita untuk memberi.

Mungkin kita terpisah oleh ribuan mil lautan. Apa yang dapat kita lakukan bagi teman kita? Berdoalah bagi mereka.

Jadilah seorang teman sejati, maka kamu akan mendapatkan teman sejatimu.